Dans une administration efficace, les autorités devraient pouvoir accéder directement aux données, mais cela nécessite un numéro d’identification unique. La loi sur la modernisation des registres ajoute le numéro d’identification fiscale d’une personne aux enregistrements de données pour permettre un échange fluide. Le « cockpit de protection des données » crée de la transparence en donnant aux citoyens un aperçu de l’échange de données entre les autorités. La mise en œuvre de la loi est complexe et concerne différents niveaux administratifs ainsi que les fabricants de procédures spécialisées et les contrôleurs de la protection des données.
Le livre « Register Modernization Act » a été récemment publié. Le titre semble technique et bureaucratique, même si la loi vise en réalité le contraire. Pour mieux comprendre le sujet, nous avons discuté avec l’auteur, le Dr Laier.
Pouvez-vous expliquer brièvement en quoi consiste le RegMoG et pourquoi il est si important ?
Le RegMoG crée les conditions pour que l’administration puisse offrir à nous citoyens un meilleur service. Aujourd’hui, lorsque nous postulons à un service, nous devons remplir de longs formulaires et saisir souvent les mêmes données que celles dont l’administration dispose déjà ailleurs. Vous pensez : il devrait être possible pour l’administration d’obtenir ces données dans les bases de données des bureaux dans lesquels elles sont déjà contenues, de nous présenter une demande pré-remplie et de nous demander : « Les données sont-elles correctes, la demande peut-elle être traitée ? plus loin ? »
Mais ce n’est pas possible aujourd’hui. Nos registres administratifs ne sont pas organisés de manière à ce que les données de la bonne personne puissent être trouvées de manière fiable lors d’une requête. Une autorité qui a besoin de l’état civil d’Eva Maier-Müller pour traiter une demande, par exemple, formulerait sa demande au bureau qui a cette date à peu près comme ceci : « Veuillez me dire l’état civil d’Eva Maier-Müller, née le .. ., avec l’adresse suivante… » et échouerait souvent parce que, par exemple, l’autre autorité connaît encore Eva Maier-Müller par son nom de jeune fille ou son adresse précédente, le nom de la rue est abrégé différemment, son nom de famille est enregistré sans trait d’union, ou il y a même deux personnes portant ce nom à cette adresse. Avec le RegMoG, les registres administratifs les plus importants enregistreront désormais leur numéro d’identification fiscale (numéro d’identification) en plus des informations personnelles. Ce numéro étant unique pour chaque personne et ne changeant pas au cours de sa vie, il permet d’identifier de manière claire et sans ambiguïté la personne dont les données sont recherchées. À l’avenir, la demande sera la suivante : « Veuillez m’indiquer l’état civil de la personne portant le numéro d’identification 0123456789 ». À l’avenir, l’administration n’aura donc plus besoin de demander aux citoyens de rechercher à plusieurs reprises les données dont elle dispose déjà. Il est important de savoir que le RegMoG ne modifie pas les règles indiquant si l’administration est autorisée à traiter certaines données. Cela change uniquement la manière dont il trouve les bonnes données. En outre, le cockpit de protection des données crée un instrument avec lequel nous pouvons tous voir à l’avenir quelles données les autorités ont échangées à notre sujet.
Pour quel groupe cible le RegMoG est-il particulièrement pertinent ?
Tout d’abord, pour toutes les personnes qui s’occupent professionnellement de la numérisation de l’administration ou de la tenue d’un des 51 types de registres répertoriés en annexe à la loi. Le cockpit de protection des données crée un tout nouvel instrument de transparence. De nombreuses questions relatives au droit de la protection des données ont été discutées et résolues au cours du processus législatif. Cela concerne donc également les autorités de contrôle de la protection des données et les personnes qui s’occupent de ces sujets dans la recherche et l’enseignement.
À qui profite la loi et quels sont les avantages concrets ?
Nous en bénéficions tous, car à l’avenir, l’administration nous demandera de collecter moins de données qu’elle n’en possède déjà. Pensez à la déclaration de taxe foncière ! Dans le même temps, les données dont disposent les autorités sur nous et les raisons pour lesquelles elles transmettent ces données seront plus transparentes que jamais. À l’avenir, nous pourrons l’interroger en quelques clics de souris dans notre cockpit de protection des données. Mais l’administration elle-même bénéficie également d’une meilleure qualité des données. Parce que les données sont plus faciles à tenir à jour et que les erreurs peuvent être corrigées plus rapidement.
Comment ces circonstances sont-elles décrites dans le livre afin que les soi-disant groupes cibles puissent en bénéficier bénéficier de cela ? Quelles sont les priorités ?
L’introduction de la première partie est généralement compréhensible et s’adresse à toute personne intéressée par le pourquoi et le comment de cette loi. Les parties 2 et 3 du livre sont avant tout une aide au travail pour les praticiens de l’administration chargés de l’application de la loi ou qui s’en occupent dans les autorités de contrôle, les tribunaux, les sciences ou l’enseignement. En effet, le RegMoG est ce qu’on appelle un article de loi. À l’exception de l’article 1 de l’IDNrG, il modifie d’autres lois, dont certaines ont été modifiées à plusieurs reprises depuis. Son contenu actuel est donc difficile à saisir et à interpréter. La deuxième partie de l’ouvrage présente donc l’IDNrG actuel sous la forme d’un commentaire justifié, et les autres lois modifiées dans leur version actuelle avec les modifications mises en évidence apportées par le RegMoG, chacune avec une justification et des notes de bas de page explicatives. L’état d’entrée en vigueur de chaque article est également indiqué. La troisième partie du livre contient le RegMoG dans la version originale annoncée et d’autres documents issus du processus législatif et des modifications ultérieures. De cette manière, tous les documents importants pour l’interprétation et l’application de la loi sont mis à la disposition des utilisateurs sous une forme facilement compréhensible.
Pouvez-vous donner des exemples où le RegMoG a déjà eu un impact ou aura bientôt un impact ? aura-t-il un impact ?
Le RegMoG est au moins aussi important pour la numérisation de l’administration que la loi sur l’accès en ligne (OZG). Cependant, le travail se déroule davantage dans le « back-office » de l’administration, de sorte que les effets pour les citoyens ne deviennent visibles que progressivement. Mais en coulisses, la mise en œuvre a déjà commencé depuis longtemps : des exigences techniques ont été créées au sein de l’Office fédéral de l’administration et de l’Office central fédéral des impôts pour « déployer » le numéro d’identification dans les différents registres administratifs. Un premier projet pilote portant sur le Registre national des armes a été mené à bien. C’est désormais au tour des autres registres de stocker progressivement le numéro d’identification. Des travaux sont également déjà en cours sur le cockpit de protection des données. Une première version devrait être lancée cette année.
Y a-t-il des défis particuliers auxquels on peut/devrait se préparer en tant que « personne affectée » ?
Les administrations fédérales, étatiques, municipales ou corporatives qui sont responsables de l’un des registres spécifiés dans la loi doivent désormais prendre des mesures si elles ne l’ont pas déjà fait. Ils doivent vérifier ce que la loi signifie pour eux et s’adresser à l’Office fédéral de l’administration (BVA), l’autorité chargée de la modernisation des registres. Ils doivent établir en collaboration avec le BVA un plan de déploiement et prendre les mesures préparatoires. Ils devront peut-être encore adapter les réglementations du droit spécialisé, mettre à niveau techniquement leurs registres, établir les interfaces et les normes nécessaires pour récupérer le numéro d’identification du BVA et le connecter au cockpit de protection des données, prendre des mesures préparatoires pour améliorer la qualité des données et organiser des manuels. post-traitement. Enfin et surtout, ils doivent vérifier quels processus internes peuvent être simplifiés ou supprimés après le déploiement du numéro d’identification.
Quel est le contexte du RegMoG par rapport à l’OZG ? Il y a déjà des difficultés là-bas, notamment en raison de la structure fédérale. Faut-il s’attendre ici aussi à de tels problèmes de mise en œuvre ? calculer?
La loi sur l’accès en ligne a initialement créé un « accès en ligne à l’administration » dans le sens où la demande de services administratifs était numérisée. Mais l’OZG a également formulé l’exigence selon laquelle les citoyens ne doivent fournir leurs données à l’administration qu’une seule fois et que l’administration s’occupe ensuite du reste, c’est-à-dire également des données de preuve, dans la mesure où elles sont disponibles dans l’administration. C’est le contenu du « principe du once-only ». La loi de modernisation des registres permet de tenir cette promesse. C’est pourquoi le numéro d’identification est inséré exactement dans les registres les plus pertinents pour la mise en œuvre de l’OZG. Un autre lien avec l’OZG réside dans la taille du projet : la modernisation du registre concerne de nombreuses autorités à tous les niveaux de gouvernement et est facilement comparable en termes d’ampleur à celle de l’OZG. Gérer un projet fédéral aussi gigantesque est un défi. Heureusement, nous pouvons désormais nous appuyer sur l’expérience acquise avec l’OZG.
Mots-clés : numérisation et modernisation de l’administration : vous lisez et entendez partout, que tout cela prend trop de temps, est trop bureaucratique et qu’il y a trop peu de technologie disponible. Comment cela affecte-t-il la mise en œuvre du RegMoG ?
Il faut comprendre que la mise en œuvre du RegMoG est un marathon, pas un sprint. Pour être mis en œuvre, de nombreux changements doivent être apportés dans de nombreux domaines de l’administration sans compromettre les opérations en cours. Malheureusement, cela implique souvent trop peu d’argent et encore plus souvent sans personnel supplémentaire. Le plus grand défi n’est pas la technologie, mais l’organisation : quelles mesures doivent être prises, dans quel ordre et quelles ressources en termes d’argent et de main d’œuvre sont nécessaires pour cela. Ces questions doivent trouver une réponse non seulement dans les services numériques des autorités, mais aussi et surtout dans les services spécialisés qui sont responsables des registres selon l’annexe à l’IDNrG, par exemple en matière d’enregistrement, d’état civil ou d’immigration. Chaque service spécialisé doit trouver ses propres réponses à ces questions. Mais il est important que nous commencions, sinon nous n’y arriverons pas.
Quel est votre lien personnel avec le contenu du livre ?
Je dirige le département du ministère fédéral de l’Intérieur et de l’Intérieur où la loi sur la modernisation des registres a été rédigée. Alors je peux dire : j’étais là depuis le début.
Dr Laier, merci beaucoup !
